Nedan följer en ordlista med termer och formalia, som är vanligt förekommande inom studentorganisationer. Dessa begrepp används vid såväl sektionsmöten som informella utskottsmöten och det kan vara bra att få förståelse för dess innebörd och när de används.
Inför mötet:
- Motion – ett beslutsförslag från en sektionsmedlem. Mer information om hur du som sektionsmedlem ska göra för att skriva en motion hittar du här.
- Proposition – ett beslutsförslag från styrelsen. Eventuella propositioner skickas ut med sista kallelsen till sektionsmöten.
- Interpellation – en skriftlig fråga till styrelsen. En interpellation skickas in till styrelsen innan sektionsmötet och besvaras av styrelsen på mötet.
- Nominering av förtroendepost – valberedningen nominerar en kandidat till en förtroendepost med en nomineringstext baserat på kandidatens intervju och en kravmall.
- Fullständiga handlingar – dokument som innehåller all information som mötet behöver som underlag för att ta beslut. De fullständiga handlingarna innefattar bland annat en föredragningslista med alla punkter som ska behandlas, alla nomineringar till personval, sektionens ekonomiska redovisningar, motionstexter etc. De fullständiga handlingarna skickas ut 5 arbetsdagar innan mötet.
Under mötet:
- Adjungering – om en gäst, som inte har närvarorätt enligt stadgarna, deltar på mötet, ska denne adjungeras in. Detta innebär att gästen får närvarorätt på mötet. Man kan bestämma om gästen ska adjungeras in med endast närvarorätt eller med närvaro- och yttranderätt. Yttranderätten kan begränsas till särskilda punkter i föredragningslistan.
- Ajournering – en paus i mötet, till exempel en fikapaus.
- Sakbehandling – processen då en beslutsfråga tas upp, diskuteras och mötet tar ett beslut. Detta sker i tre steg: presentation av frågan, diskussion då alla mötesdeltagare får yttra sin åsikt, och omröstning.
- Motionssvar – när styrelsen fått in en motion från en sektionsmedlem läser de igenom den och skriver därefter ett motionssvar. Motionssvaret sammanfattar vilket beslut styrelsen föreslår att mötet ska fatta.
- Yrkande – en begäran eller ett förslag under mötets gång. Yrkande kan ges via ett formulär, som läggs upp i eventet i anslutning till mötet.
- Talarlista – för att alla mötesdeltagare ska ha möjlighet att komma till tals förs en talarlista. Denna används exempelvis vid beslut om en motion ska röstas igenom, då det är öppen diskussion och alla ska få yttra sin åsikt.
- Bordläggning – om ett beslut i en fråga inte kan fattas vid mötet, till exempel för att det saknas avgörande information, kan frågan bordläggas. Den kommer då att behandlas igen under nästkommande möte.
- Streck i debatten – vem som helst som deltar på mötet kan begära ett streck i debatten om man tycker att diskussionen inte leder någonstans.
- Acklamation – vid sektionsmöten så brukar beslut tas via så kallad acklamation. Det innebär att man som mötesdeltagare endast svarar “JA” på mötesordförandens frågor och aldrig “NEJ”. Istället kommer mötesordföranden att ställa två motsatta frågor, där mötesdeltagarna svarar “JA” på den fråga som passar ens åsikt bäst.
- Votering – om man anser att ett beslut inte kan fattas i en omröstning med acklamation kan man istället genomföra omröstningen med votering. Då får alla mötesdeltagare med rösträtt rösta på vilket alternativ de tycker är bäst med hjälp av röstlappar. Rösterna räknas av mötets två rösträknare. Vem som helst på mötet kan begära votering i en fråga.
- Reservation – om man inte håller med ett beslut som mötet har tagit kan man reservera sig från beslutet. Detta kommer att noteras i mötesprotokollet.
- Val av förtroendeposter – efter att valberedningen läst upp sin nomineringstext för kandidaten får vem som helst motkandidera. Därefter får kandidaten/kandidaterna presentera sig, följt av att mötesdeltagarna får ställa frågor till kandidaten. Kandidaten/kandidaterna kommer sedan att lämna rummet och övriga mötesdeltagare får diskutera kandidaten/kandidaterna. Slutligen genomförs en omröstning om personen kan väljas till posten.
- Vakant – om det inte finns någon kandidat att välja till en viss post, kan mötet besluta att posten är vakant, alltså att den är tom tillsvidare.
- Justeringsperson – efter att mötet har avslutats ska mötesprotokollet justeras. Det innebär att justeringspersoner går igenom protokollet och kontrollerar att allt som står där stämmer. Justeringspersonerna väljs på mötet.